Sieć wdrożyła rozwiązanie umożliwiające składanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz stosowanie innych usług zaufania.
Żabka we współpracy z Asseco Data Systems jako pierwsza firma w polskim handlu wykorzystuje na masową skalę kwalifikowany podpis elektroniczny. Sieć wdrożyła zintegrowaną platformę Asseco do zdalnego podpisywania dokumentów pomiędzy centralą Żabki a franczyzobiorcami. Dzięki możliwości składania kwalifikowanych podpisów elektronicznych m.in. dostawy są dla franczyzobiorców szybsze i bardziej wygodne. Jak podaje sieć praktycznie do zera ma zostać zredukowana liczba papierowych dokumentów, znacznie ułatwiając także ich archiwizację i oszczędzając tony papieru.
Zdalne podpisywanie dokumentów pomiędzy centralą Żabki a ponad 4900 franczyzobiorcami umożliwia zintegrowana platforma, którą sieć uruchomiła wspólnie z Asseco Data Systems. Rozwiązanie umożliwia składanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz stosowanie innych usług zaufania – złożony na dokumencie elektronicznym podpis jest równorzędny z podpisem odręcznym. Za pośrednictwem platformy franczyzobiorcy mogą podpisywać zdalnie dokumenty korzystając z narzędzi przewidzianych w europejskim rozporządzeniu eIDAS.
Innowacyjność to kluczowy element rozwoju naszej sieci: aż 10 proc. całej organizacji jest zaangażowane w proces digitalizacji. Wprowadzenie e-podpisu na tak szeroką skalę to niewątpliwie ważny krok w kierunku całkowitej redukcji dokumentacji papierowej. Pozwala na zwiększenie bezpieczeństwa obiegu dokumentów, usprawnia wewnętrzny ich obieg – podkreśla Tomasz Blicharski, Wiceprezes Zarządu firmy Żabka Polska. – Poza bezpieczeństwem prawnym oraz wygodą użytkowania podpisu elektronicznego – możemy podpisać skutecznie dokument w dowolnym miejscu – w trakcie pandemii doceniliśmy, że mimo okoliczności mogliśmy kontynuować rozwój sieci. Było to możliwe dzięki digitalizacji dokumentów i podpisowi elektronicznemu, który mogą składać nasi franczyzobiorcy. Dzieje się to znacznie szybciej, obecnie potrzebujemy nawet o 75% mniej czasu na podpisanie tych samych dokumentów z zachowaniem najwyższych norm bezpieczeństwa i poufności – dodaje Tomasz Blicharski.
Franczyzobiorcy mogą korzystać z platformy za pośrednictwem dowolnego urządzenia mobilnego, mającego dostęp do internetu. Od stycznia br. w ten sposób złożono już ponad 60 000 e-podpisów, m.in. na umowach i aneksach do umów z franczyzobiorcami. Z kwalifikowanych podpisów elektronicznych korzystają także wybrane działy w firmie.
Mobilność składania wiążącego prawnie podpisu elektronicznego zapewnia technologia chmurowa SimplySign zintegrowana z platformą Asseco. Biorąc pod uwagę liczbę użytkowników oraz różnorodną specyfikę procesów obsługiwanych za pomocą wdrożonego rozwiązania widać, że e‑podpis to narzędzie technologiczne o nieograniczonym zastosowaniu, usprawniające wszystkie sektory biznesowe –mówi Artur Miękina, Dyrektor Sprzedaży Projektów Kluczowych w Asseco Data Systems.
Platforma e-podpisu Asseco została dostosowana do wewnętrznych systemów Żabki oraz połączona dodatkowo z kwalifikowaną usługą walidacji WebNotarius. W prace wdrożeniowe zaangażowany był zespół kilkunastu ekspertów Asseco Data Systems oraz wielu pracowników Żabki, przede wszystkim działu prawnego i IT, jak również franczyzobiorcy, którzy wypracowali najlepszą technologię dla sieci.
Transformacja cyfrowa w Żabce oznacza nie tylko możliwość rozwoju zaawansowanej analityki danych i wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych. Wdrożenie paperless wpisuje się w odpowiedzialność społeczną Żabki, która dzięki technologiom działa na rzecz oszczędności energii, redukcji śladu węglowego, jeszcze lepiej dbając o środowisko. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów tylko w obszarze logistyki Żabka zaoszczędzi rocznie ok. 15 mln arkuszy papieru.
Sieć convenience, jaką jest Żabka, stoi na co dzień przed szeregiem wyzwań logistycznych, związanych m.in. z dużą liczbą małych sklepów, z których wiele charakteryzuje się niewielkim zapleczem, lokalizacją placówek w centrach miast czy ograniczeniami tonażowymi małych aut dostawczych. Wynika z nich z kolei potrzeba częstych, ale i jak najkrótszych dostaw do franczyzobiorców tak, aby jednocześnie nie zakłócały funkcjonowania sklepów.
Logistyka Żabka Polska to obecnie 5 centrów logistycznych i 21 terminali przeładunkowych, 600 kierowców, którzy rocznie przemierzają około 30 mln km. Między innymi wdrożenie podpisu elektronicznego ma przyczynić się znacząco do uproszczenia i skrócenia procesów logistycznych związanych z dostawami – do blisko 6500 placówek sieci – w które zaangażowanych jest wiele stron, w tym franczyzobiorcy, pracownicy administracji magazynów i terminali centrów logistycznych oraz kierowcy samochodów dostawczych. Przyniesie ono również minimalizację ewentualnych błędów w trakcie dostaw oraz przełoży się na ograniczenie procesu archiwizacji dokumentów. Co ważne, wpłynie ono także na stopniowe zmniejszanie do niezbędnego minimum liczby dokumentów drukowanych w procesach logistyki dostaw do placówek. Digitalizacja dokumentów i przyjęcie towaru za pomocą skanera, z punktu widzenia franczyzobiorców jest znaczącym krokiem z uwagi na to, że proces odbioru towaru będzie następował szybciej i sprawniej.
_____________________________
Firma Żabka Polska Sp. z o.o. jest właścicielem największej w Polsce sieci sklepów typu convenience liczącej blisko 6500 placówek prowadzonych przez ponad 4900 franczyzobiorców pod marką Żabka. Na przestrzeni dwudziestu lat działalności na polskim rynku, Spółka zdobyła pozycję lidera segmentu sprzedaży convenience. Nasze sklepy są odwiedzane codziennie przez blisko 2 miliony klientów, a 12 milionów konsumentów mieszka nie dalej, niż 300 m od najbliższej Żabki. W nowym formacie, wzbogaconym o szeroki wachlarz usług dodatkowych, funkcjonuje już ponad 5400 sklepów.
Asseco Data Systems jest jedną z największych firm IT w Polsce. Dostarcza produkty i usługi, bazujące na oprogramowaniu własnym oraz firm trzecich, a także rozwiązania infrastruktury teleinformatycznej. Działalność spółki skoncentrowana jest na obsłudze przedsiębiorstw oraz instytucji administracji samorządowej. Asseco Data Systems należy do Grupy Asseco, która jest liderem branży IT w regionie Europy Środkowo-Wschodniej. Grupa działa w blisko 60 krajach na świecie i zatrudnia ok. 27 tys. osób.
